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プロフェッショナルサービスの基礎

プロフェッショナルサービスのプロジェクトマネージメントガイド

最近公表されたレポートによると、北米と西ヨーロッパは世界でも最大規模のプロフェッショナルサービス市場を抱えています。これらの市場、および世界中の各地域において、プロフェッショナルサービス業界 は年ごとの成長を見せています。 

しかしプロフェッショナルサービスとは何でしょうか?この業界はどのような課題を抱えているのでしょうか?クライアントやステークホルダーにさらなる価値を提供するためにはどのようなツールを活用できるでしょうか? 

各業界のチームが成長し、生産性を高めるツールを使用して、変化を続けるクライアントベースの市場での課題に立ち向かうために、Wrikeのツールを是非ご利用ください。 

プロフェッショナルサービスの プロジェクトマネージメントガイドでは、業界についてのさらに広範な概要と、プロフェッショナルサービス企業が認識すべきいくつかの課題について触れています。

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プロフェッショナルサービスとは何でしょうか?

プロフェッショナルサービスとは製品の製造ではなく、特定の専門知識の提供を業務の中心とするあらゆるビジネスや部門を表す幅広い用語です。経理や広告、マーケティング、および法務サービスなどがこれに含まれます。

自身の専門知識を提供するコンサルタントもプロフェッショナルサービス業界に属すると見なされます。 

独立したサービスと組み込まれたサービスの比較

プロフェッショナルサービス企業は提携する企業から独立した外部企業であり、独立プロフェッショナルサービス企業と呼ばれます。これと対照なのが企業に組み込まれたプロフェッショナルサービスチームです。 

独立プロフェッショナルサービス企業の大半が企業の正式な社内構造外に存在するのに対し、組み込まれたプロフェッショナルサービスチームは大規模な組織の一部と考えられています。&ns;

このシナリオでは、PSチーム は「顧客の満足度達成」にあまり惑わされず、組織の大きな関心事であるKPIやメトリックスの達成を目標としています。  

What is the professional services industry?

The professional services industry is one where human capital, e.g., time, knowledge, and expertise, are the primary inputs. In the professional services industry, providers can be large enterprises with hundreds of employers, agencies, firms, or sole proprietors with fewer employees, or sole consultants. 

Teams and individuals in this industry offer their time, knowledge, and expertise, typically on a project basis, to complete a task or achieve set milestones on behalf of a client. Professional services providers create value by providing services, not through selling products. 

Professional services industry overview

​​The professional and business services industry continues to grow worldwide. A recent professional services industry overview report predicts that the industry will surpass $9651 billion by 2026, growing at a 9.6% compound annual growth rate (CAGR). 

The industry, which was affected significantly by the COVID-19 pandemic, is recovering quickly. Most professional services providers are restructuring their processes and implementing digital transformation initiatives to provide even better services and create more value for customers. 

The post-pandemic landscape has transformed business for professional services providers in many industries. From remote working to restrictive travel and an onslaught of new technologies, professional services firms are reviewing, digitizing, and optimizing their processes, systems, and offerings to serve clients better and work more efficiently.

プロフェッショナルサービス企業はどのような業務を行いますか?

サービスベースの企業は、多くの方法でビジネスに応じることができます。PS企業やチームはしばしば、企業の成長や法令順守、およびテクノロジーの目標達成に向けたサービスを提供します。 

例えば、ある企業がその国や地域で成立した新規のインターネットデータ規制に順守しなければならないとします。その場合、コンプライアンスを専門とする法律またはITサービス提供企業を雇用します。これらの企業は製品を製造するのではなく、企業が法に従うために必要な専門知識を提供するのです。

組み込まれたプロフェッショナルサービスチームには、組織にすでに存在するクリエイティブまたはマーケティング部門などが該当します。 

例えば、ある企業が、業界固有のイベントや博覧会で自社のビジネスを促進するとします。その場合社内のクリエイティブおよびマーケティングチームの力を借りて、ポスターや1ページにまとめた文書、デジタル広告のコピーなどを含む物理的およびデジタル式の販促資料を作成します。このようなチームは、チームの認識に関わらず、企業のプロフェッショナルサービス提供部門としての機能を果たしているのです。 

その他のプロフェッショナルサービスチームの業務の例には、企業の新入社員のオンボーディングをサポートする経理や給与のスペシャリスト、または新規の建築プロジェクトにおいて建設業者と密に作業する建築事務所などが含まれます。

プロフェッショナルサービスチームが直面する最大の課題とは何でしょうか?

プロフェッショナルサービスは一枚岩的ではありません。プロフェッショナルサービス企業が直面する一連の課題の識別は困難な場合もあります。

2018年度にDeltekがインタビューしたPSチームの58%が、「レポート作成に長時間を費やした」と答えています。このような障害は、チームがクライアントに価値を提供し収益性の高いプロジェクトを追求する際に大きな影響を与えます。しかしチームが直面する課題はこれだけではありません。

あらゆる業界に弱点はありますが、プロフェッショナルサービス業界のプロジェクトマネージャー は一般的に、リソース管理や非効果的なプロジェクトプラニングや生産性において重大な課題に直面します。 

効果的なプロジェクトプラニングの重要な一部であるプロジェクトスコープの定義

プロフェッショナルサービスのプロジェクト定義がしっかり確立していない場合、時間通り・予算内の納品に影響を及ぼします。イニシアチブの概要が不明瞭ではっきりと定義されていなければ スコープクリープのような問題が発生し、予算超過やクライアントの不満につながります。これはプロフェッショナルサービス企業が直面する最大の課題の1つです。

事実、Wrikeの2019度プロフェッショナルサービス・ワークマネージメントベンチマークレポート によると、チームの97%がプロジェクトの遅滞を経験しており、顧客の期待の変更がその最も大きな理由になっています。 

プロジェクトのパラメータ構築はプロジェクトマネージメントに必須のステップです。クライアントの期待の変化は不確定要素によることが多く、筋の通らない場合もあります。 

クライアントに対応する企業にとっては、リソースの制約を適切に考慮することなしに「顧客は常に正しい」というアプローチを採用する方が楽な場合もあります。しかしリソースは制限されていることが多く、リソースの配分や最適化の際に苦しい立場に立たされる可能性もあります。  

利益率への鍵となる請求可能時間 

プロフェッショナルサービス企業は特に、従業員稼働率などの要因に影響を受けがちです。 従業員稼働率が低い場合はリソース管理プロセスの不足を意味し、プロジェクトによっては十分な収益性を上げていないことを暗示します。

例えば、法務サービスや会計サービスを提供するPS企業は、優先度リストのトップに請求可能時間を挙げています。それは何故でしょうか?「顧客の満足度」などの十分に定義されていないメトリックスに依存する企業とは異なり、これらの業界は顧客の代理としての業務(税金申告書類の作成や商標の出願)を実行することに大きく依存しています。これらの作業に費やした時間は必ず説明しなければなりません。 

時間をトラッキングしてワークフローを自動化し、動的リクエストを有効化するソフトウェアソリューションを利用することで、従業員が請求不可能な作業(容易に自動化できる事務作業や簡単なリクエストフォームで代用できるミーティングなど)に費やす時間を削減することができます。

これらのメトリックスに目を光らせることで、現在の生産性レベルと今後トラッキングするプロジェクトにおける見識が得られます。 

可視性の向上と戦略的な意思決定が顧客維持の鍵となる

ワークフロー、顧客の可視性、およびチームの生産性を向上させるプロジェクトマネージメントソフトウェアは、プロフェッショナルサービスチームがイニシアチブの健全性を追跡し、責任を持って業務を実行するサポートをします。

プロジェクトマネージメントにおけるこれらの重要要素を適切に管理しモニタリングすることなしでは、チームパフォーマンスの拡大や最適化は困難です。 

プロフェッショナルサービス企業の多くは今、請求可能時間のタイムトラッキング、自動リクエスト、ワークロード管理などの実用的な機能を提供するWrikeなどのソフトウェアソリューションに目を向けています。

プロフェッショナルサービスチームが直面する課題に対応するためには、適切なツールを選択すると、利益率向上などのメリットを生み出し、すぐれた顧客維持率につながります。 

What is professional services management?

Professional services management aims to deliver client projects on time and within budget. It is the process of planning the project and guiding team members to produce their best work and contribute to achieving set goals, all while implementing the company's policies and working with industry standards and best practices. 

Professional services managers handle this role. For smooth and successful projects, they must be diligent during project planning to ensure all stakeholders are on the same page and goals, projects, and allocated budgets align.

What does professional services management involve?

Professional services management revolves around coordinating teams and individual contributors involved in a project to ensure adherence to standards, timelines, and budgets. 

Day-to-day operations may include:

  • Leading team meetings
  • Tracking expenses
  • Assessing and distributing progress reports
  • Sharing project goals and updates
  • Assessing risks
  • Delivering optimal project results
  • Receiving and sharing client feedback

What is a professional services manager?

A professional services manager is a person in charge of professional services management. Their job is to ensure the successful delivery of client projects according to the set budget and timeline.

The professional services manager plans, organizes, tracks, and communicates project deliverables and progress with team members and stakeholders, ensuring that both sides are aligned on the objectives and direction of the project. 

Other duties may include guiding, supporting, and cautioning team members and contributors when they step out of line with the company's policies and regulations. 

What does a professional services manager do?

A professional services manager oversees all processes involved in the planning and delivering successful projects within the organization and client assignments. Key responsibilities of a professional service manager include: 

  • Keeping up with technological and industry changes: A professional services manager ensures the firm and team are up to date with relevant technology that can make the organization more efficient, improve customer experience, and increase profitability. 
  • Communicating with clients: The professional services manager must take the lead in communicating with clients. This means setting and communicating accurate expectations and proactively sharing project updates. They must establish a shared understanding of communication styles and working preferences at the start of any new client relationship or project. 
  • Staying attuned to clients' needs: With so many changes in the technology, professional, and business services industry, many companies rely on professional service firms to create new solutions for their businesses. Professional service managers must keep learning about clients' industries to brainstorm new ideas and strategies to improve their businesses. They must also regularly reimagine their services to suit clients' needs better. 
  • Hire and retain top talent: Professional service managers must be good at hiring, working with, and retaining top talent to provide value to their clients. This may mean looking outside your city or country, as remote work widens the pool of available talent. 
  • Manage stakeholder expectations: In addition to leading their teams, professional service managers manage project stakeholders. They often serve as the primary liaison to all involved stakeholders. 

How to become a professional services manager

Professional services is a broad and diverse industry, and there is no one fixed path to becoming a professional services manager. Some professions like accounting or law require a college degree and further education. However, others like writing, designing, and marketing may require only an online training course certificate and real-world experience. 

Depending on your industry, follow a path that allows you to begin practicing and contributing to real client projects as soon as possible. Conduct research to understand how most professional services managers in your industry get into their roles and begin your journey by taking the necessary steps. 

Professional services tools

An effective professional services management tool can be the difference between successful projects and workflows and a chaotic work environment.

Using a collaborative workspace and project management tool like Wrike helps position your team for success with structured workflows and processes and a robust platform you can customize to fit your team's needs. Wrike helps optimize resource allocation, track project delivery time, and facilitates collaboration between teams, even when working remotely.