Qué es la programación en gestión de proyectos

Qué es la programación en gestión de proyectos

La programación en gestión de proyectos es la lista de actividades, entregas e hitos de un proyecto. Un cronograma también incluye normalmente las fechas de inicio y finalización planificadas, la duración y los recursos asignados a cada actividad. La programación efectiva del proyecto es un componente crítico de la gestión exitosa del tiempo.

De hecho, cuando se habla sobre los procesos para elaborar un cronograma, generalmente se hace referencia a los primeros seis procesos de gestión del tiempo:

1. Planificar la gestión del cronograma.
2. Definir las actividades del proyecto.
3. Secuenciar actividades.
4. Calcular recursos. 
5. Calcular duraciones.
6. Desarrollar el cronograma del proyecto.

Cómo hacer una programación en gestión de proyectos

Hay tres tipos principales de cronogramas:

1. Cronograma principal del proyecto. Un cronograma principal suele ser una lista simplificada de tareas con una cronología o un calendario del proyecto.
2. Cronograma de hitos o cronograma resumido. Este tipo de cronograma hace un seguimiento de los hitos principales y las entregas clave, pero no de todas las tareas necesarias para completar el proyecto.
3. Cronograma detallado del proyecto. Este es el cronograma más completo del proyecto, ya que identifica y hace un seguimiento de todas las actividades del proyecto. Si tienes entre manos un proyecto complejo, grande o largo, es importante disponer de un cronograma detallado del proyecto que te ayude a realizar un seguimiento de todo.

El formato más común para un cronograma del proyecto es un diagrama de Gantt. Se puede crear un cronograma de hitos y un cronograma detallado del proyecto como un diagrama de Gantt. A la hora de elegir un software de programación, busca herramientas de programación que te permitan crear diferentes vistas desde un mismo cronograma. Si elaboras un cronograma detallado con hitos como un diagrama de Gantt, asegúrate de que se pueda resumir hasta ese nivel para obtener una vista más simple que se pueda compartir fácilmente con el equipo o las partes interesadas. Esto te brinda la capacidad de presentar el mismo cronograma en diferentes formatos, según el nivel de detalle necesario y el público objetivo.

Ventajas de la programación de proyectos en la gestión de proyectos

La programación de proyectos proporciona las siguientes ventajas:

• Ayuda a hacer un seguimiento, informar y comunicar el progreso.
• Garantiza que todos estén coordinados en cuanto a tareas, dependencias y plazos.
• Ayuda a poner de manifiesto problemas y preocupaciones, como la falta de recursos.
• Ayuda a identificar las relaciones entre las tareas.
• Se puede usar para supervisar el progreso e identificar problemas pronto.

Siete consejos para elaborar un cronograma del proyecto bien hecho

1. Los procesos de gestión del tiempo mencionados anteriormente son los pasos clave para elaborar un cronograma del proyecto. Sin embargo, hay que tener en cuenta estos siete consejos para garantizar que el cronograma sea realista. Pide opinión a las partes interesadas. Asegúrate de no elaborar el cronograma de forma aislada. Es importante utilizar a tu equipo y otras partes interesadas para identificar tareas, recursos, dependencias y duraciones.
2. Consulta proyectos anteriores. Mirar proyectos anteriores con un alcance y requisitos similares puede ayudar a crear estimaciones realistas y garantizar que no hayas olvidado ninguna tarea.
3. Incluye hitos del proyecto. Los hitos son eventos o marcadores que representan un punto importante en tu proyecto. Resultan útiles para elaborar un cronograma resumido, informar a los ejecutivos e identificar pronto los problemas. Estos son algunos ejemplos de hitos:
4. Comienzo del proyecto
5. Aprobaciones de diseño
6. Cumplimiento de los requisitos
7. Implementación del producto
8. Cierre del proyecto
9. Ten en cuenta el tiempo que no es de trabajo. Por ejemplo, asegúrate de que las vacaciones y los días festivos se reflejen en el cronograma para no suponer que las personas estarán trabajando cuando no es así.
10. Define la ruta crítica de tu proyecto. Identificar la ruta crítica del proyecto te permite priorizar y asignar recursos a las tareas más importantes del proyecto.
11. Registra tus hipótesis de programación. Escribe el razonamiento para tus predicciones de programación. Por ejemplo, si prevés que solo llevará 10 horas completar una tarea porque vas a contar con un ingeniero senior. De esa manera, si finalmente se encarga de la tarea un ingeniero junior, puedes comprender y explicar por qué llevó el doble de tiempo de lo planeado.
12. Ten en cuenta el riesgo. Identifica y documenta cualquier factor que presente un riesgo para cumplir con el cronograma. Esto contribuirá atus esfuerzos de gestión de riesgos.

Lectura adicional:

• Tres formas de crear tu calendario de gestor de proyectos
• Conceptos básicos de gestión de proyectos: seis pasos para un plan de proyecto infalible
• El método de ruta crítica en la gestión de proyectos es tan fácil como contar hasta tres
• Conceptos básicos de gestión de proyectos: guía de diagramas de Gantt para principiantes