Was ist ein Projektmanagementsystem?

Was ist ein Projektmanagementsystem?

1. Für das Wort „System“ gibt es zwei verschiedene Definitionen: 1. Eine Reihe von Grundsätzen und Verfahren, die beschreiben, wie etwas funktioniert oder abläuft.
2. 2. Eine Reihe von Einzelteilen, die ein komplexes Ganzes bilden.

Je nachdem, welche Definition wir wählen, kann ein Projektmanagementsystem zwei unterschiedliche Bedeutungen haben.

Die erste Definition verweist auf das komplette System von Grundsätzen und Verfahren für die Durchführung eines Projekts. Sie deckt das gesamte Projektmanagement und seine Schnittpunkte mit dem restlichen Unternehmen ab.

Das Projektmanagementsystem lässt sich in die folgenden sechs Subsysteme aufteilen:

• Unternehmen: Hierbei werden die Mitglieder des Projektteams in Berichtshierarchien eingeordnet. Viele Unternehmen haben eine Matrixstruktur, bei der Projektmitglieder an einen Funktionsleiter sowie einen Projektleiter berichten. Dieses Subsystem regelt die Unternehmensstruktur und die Einordnung der Beteiligten in diese Struktur.
• Projektplanung: In diesem Subsystem geht es um die Planung von Projekten, Programmen und Portfolios.
• Projektsteuerung: Dieses Subsystem umfasst alle Prozesse und Verfahren zur Steuerung der Projektabwicklung.
• Projektmanagement-Informationen: Die Grundsätze und Verfahren der Informationsverwaltung sind in diesem Subsystem erfasst. Dies kann alles von Kommunikationsplänen bis zu Wissensdatenbanken enthalten.
• Techniken und Methoden: Dieses Subsystem umfasst alle betriebswissenschaftlichen Methoden, die beim Projektmanagement zur Anwendung kommen. Einige Beispiele sind die Methode des kritischen Pfades (auch CPM, Critical Path Method, genannt), die PERT-Methode (Program Evaluation Review Technique) und die Monte-Carlo-Simulation.
• Kulturelles Umfeld: Dieses Subsystem beinhaltet die Kultur des Unternehmens in Bezug auf das Projektmanagement. Dazu gehört, wie das Projektmanagement innerhalb des Unternehmens verstanden und umgesetzt wird. Zum Beispiel: Verstehen und unterstützen Mitarbeiter des Funktionsbereichs, die nicht direkt an Projekten beteiligt sind, das Projektmanagement? Wissen sie überhaupt von den Projekten, die in ihrem Unternehmen stattfinden und sie betreffen?

Die zweite Definition bezieht sich generell auf Technologien oder Software für das Projektmanagement. In Fachliteratur zu Projektmanagementsystemen ist meistens diese Art von System gemeint, d. h. die Anwendungen und Tools zur Planung, Organisation und Verwaltung eines komplexen Projekts. Dazu gehören allgemeine Anwendungen wie Tabellen und E-Mail, aber auch spezifische Projektmanagement-Programme wie Wrike. Es gibt Projektmanagement-Technologie für viele Aspekte des Projekts, darunter folgende:

• Erstellen von Schätzungen für Aktivitäten
• Erstellen, Aktualisieren und Veröffentlichen von Zeitplänen
• Verfolgen von Kosten und Budgets
• Ressourcenzuweisung
• Erfassen und Steuern von Risiken
• Steuern von Projektveränderungen
• Teilen von Projektinformationen und Updates

Zur weiteren Lektüre:

• Die Methode des kritischen Pfades im Projektmanagement ist so einfach wie das ABC
• Warum Ihr Kreativ-Team Ihre Projektmanagement-Software nicht einsetzt
• 10 Dinge, die eine Management-Software für Kreativ-Projekte haben muss