Projektdefinition
Die Wichtigkeit einer guten Projektdefinition
Es kann viele Ursachen dafĂŒr geben, dass Projekte scheitern, aber ein hĂ€ufiger Grund sind eine schlechte Planung und Projektdefinition. Eine Umfrage des Project Management Institute unter Projektmanagern 2017 ergab, dass 37 % der Projekte scheitern, weil âes keine klar definierten Ziele und Meilensteine zur Messung des Fortschrittsâ gibt.
Durch die Definition von Projekten werden realistische Erwartungen und eine eindeutige Vision fĂŒr den Projektlebenszyklus festgelegt. Eine Projektdefinition (auch Projekt-Charta genannt) ist ein Dokument, in dem die zentralen Ziele und Bedingungen eines Projekts festgeschrieben sind.
Eine gute Projektdefinition ebnet den Weg fĂŒr einen termin- und budgetgerechten Abschluss eines Projekts. Sie senkt nĂ€mlich die Risiken fĂŒr eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, eine BudgetĂŒberschreitung und Burn-outs. Wenn Arbeitsumfang und Bedingungen eines Projekts hingegen nicht klar definiert werden, können in diesen Bereichen erhebliche Probleme entstehen.
Die Projektdefinition ist auch deshalb wichtig, weil sich Stakeholder und Projektverantwortliche im Verlauf des Projekts darauf beziehen können.
Was ist eine Projektdefinition?
Der Lebenszyklus des Projektmanagements besteht aus mehreren Phasen. Im PMBOK (Project Management Body of Knowledge) werden sie Initiierung, Planung, AusfĂŒhrung, Ăberwachung und Steuerung sowie Abschluss genannt. Im Allgemeinen sollte die Projektdefinition wĂ€hrend der Initiierungsphase erstellt werden.
Dazu mĂŒssen Sie zuerst die Parameter des Projekts bestimmen. Stellen Sie sich selbst und Stakeholdern folgende Fragen:
- Was sind die Ziele und möglichen EinschrÀnkungen des Projekts?
- Wer ist der Projektsponsor? Wer ist der Projektmanager?
- Welche Leistungen sind zu erbringen?
- Auf welche Risiken sollten Stakeholder und Projektmanager im Laufe des Projekts achten?
Die Ermittlung von Risiken ist nĂŒtzlich, weil sie die Planung fĂŒr EventualfĂ€lle bzw. die Notfallplanung erleichtert. Wann lĂ€uft schon etwas zu 100 % nach Plan? Wahrscheinlich wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass dies nur selten der Fall ist. Deshalb ist es wichtig, Probleme schon am Anfang anzugehen, damit Projekte termin- und budgetgerecht abgeliefert werden können.
Es ist auch hilfreich, Angaben dazu zu machen, welche Leistungen im Rahmen des Projekts nicht erbracht werden. Damit können Sie die Erwartungen bezĂŒglich des Projekts von Anfang an klĂ€ren.
Wenn Sie die Parameter so festlegen, ist es unwahrscheinlicher, dass sich der Projektumfang schleichend ausweitet. Beide Seiten kennen dann nÀmlich die Bedingungen des Projekts und Projektleiter können die Erwartungen des Kunden von Beginn an steuern.
Fachdienstleistungen sind von Natur aus stark kundenorientiert. Dienstleistungsunternehmen bieten eine Dienstleistung an (Rechtsdienstleistungen, Buchhaltungsdienstleistungen usw.) oder fĂŒhren eine Kampagne oder ein Projekt im Namen eines Kunden durch (Marketing- oder IT-Beratung usw.).
Deshalb ist es fĂŒr einen erfolgreichen Ablauf wichtig, dass der Arbeitsumfang, die zu erbringenden Leistungen und andere Bedingungen definiert werden. Dies erhöht die Transparenz und verbessert das VerstĂ€ndnis zwischen dem Dienstleister und dem Kunden.
Die genannten Parameter können in einer Fachdienstleistungs-Vereinbarung festgeschrieben werden.
Was ist eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung?
Jede Beziehung zwischen einem Dienstleister und einem Kunden ist einzigartig. Deshalb sieht eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung bei jedem Auftragnehmer oder Beratungsteam anders aus. Es ist empfehlenswert, dass Dienstleister die Fachdienstleistungs-Vereinbarung an die spezifischen Anforderungen des Kunden anpassen.
Es kann auch sein, dass ein Kunde aufgrund interner Vorschriften zusĂ€tzliche Informationen in eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung aufnehmen möchte. Wenn ein Projekt zum Beispiel streng vertraulich ist, kann ein Abschnitt zur Vertraulichkeit eingefĂŒgt werden.
Fachdienstleistungs-Vereinbarungen können angepasst werden, damit sie den speziellen Anforderungen eines Projekts oder einer Branche entsprechen.
Sie können unter anderem folgende Informationen enthalten:
- Arbeitsumfang
- Zu erbringende Leistungen
- Zeitplan
- VergĂŒtung
- Vertraulichkeitsbestimmungen
Gehen wir zum Beispiel davon aus, dass Ihr Unternehmen einen Dienstleister mit der Entwicklung einer mobilen App beauftragt, in der Nutzer auf Lernmaterialien fĂŒr eine berufliche Zertifizierung zugreifen können.
Die Fachdienstleistungs-Vereinbarung könnte in diesem Fall Angaben dazu enthalten, bis wann das Team Inhalte wie Testfragen, Prototypen oder Modelle fĂŒr das Design und die Funktionsweise der App erstellen muss und wann Beta-Tests durchgefĂŒhrt werden, damit die App bei der MarkteinfĂŒhrung so wenige Fehler wie möglich aufweist.
Neben den Phasen des Projekts enthĂ€lt eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung auch Informationen darĂŒber, wer der Projektmanager ist und wie mit ĂnderungsauftrĂ€gen umgegangen wird. In einem Abschnitt zu ĂnderungsauftrĂ€gen wird beschrieben, was passiert, wenn sich der Projektumfang Ă€ndert. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass AuftrĂ€ge zur Ănderung des Projektumfangs schriftlich eingereicht werden mĂŒssen und beide Parteien ihre Zustimmung dazu erteilen mĂŒssen.
Eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung sollte auch Einzelheiten darĂŒber enthalten, wie hoch das Budget des Projekts ist und wie der Dienstleister bezahlt wird.
Welche unterschiedlichen Arten von Fachdienstleistungs-Vereinbarungen gibt es?
Wie bereits erwĂ€hnt, gibt es fĂŒr eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung keine âEinheitslösungâ, die bei jedem Projekt oder Unternehmen gleich aussieht.
Die Vereinbarungen hĂ€ngen nĂ€mlich vom Projekttyp, der GebĂŒhrenstruktur und dem Abrechnungsmodell, der Dauer des Projekts und der Art der erbrachten Leistungen ab.
Zu den unterschiedlichen Arten der Fachdienstleistungs-Vereinbarungen gehören VertrĂ€ge mit vereinbartem Pauschalpreis, VertrĂ€ge auf Zeit- und Materialbasis, VertrĂ€ge mit Höchstpreis, VertrĂ€ge fĂŒr Managed Services, VertrĂ€ge auf Retainer-Basis und VertrĂ€ge fĂŒr sich wiederholende Services.
Pauschalpreis und Retainer im Vergleich
Zwei der beliebtesten Vereinbarungen sind Vereinbarungen mit Pauschalpreis und Vereinbarungen auf Retainer-Basis.
In einer Vereinbarung mit Pauschalpreis ist festgelegt, welche Dienstleistungen oder zu erbringenden Leistungen der Dienstleister gegen eine PauschalgebĂŒhr bereitstellt. Sie ist fĂŒr manche Branchen möglicherweise nicht empfehlenswert, weil sie Schwankungen der Materialkosten normalerweise nicht berĂŒcksichtigt. Wenn die Kosten Ihres Unternehmens jedoch nicht von Lieferantenkosten abhĂ€ngen, könnte eine Pauschalpreisvereinbarung nĂŒtzlich sein.
In einer Vereinbarung auf Retainer-Basis ist hingegen festgelegt, dass ein Unternehmen oder eine Einzelperson eine einmalige oder laufende GebĂŒhr zahlt, um die Kosten der erbrachten Leistungen abzudecken. ZusĂ€tzlich zu dieser Retainer-GebĂŒhr wird verrechenbare Arbeit in Rechnung gestellt, zum Beispiel die Arbeit an einem Gerichtsverfahren im Falle eines Rechtsanwalts. Solche Vereinbarungen werden hĂ€ufig fĂŒr Rechts- und Beratungsdienstleistungen abgeschlossen.
Verfassung einer ErklÀrung zum Projektumfang
Was ist eine ErklÀrung zum Projektumfang?
In einer ErklĂ€rung zum Projektumfang (Project Scope Statement) werden wichtige Aspekte eines Projekts in einer ĂŒbersichtlichen Tabelle festgehalten. Sie enthĂ€lt mindestens folgende Informationen:
- Sponsoren/Stakeholder
- Arbeitsumfang
- Ziele
- Anforderungen und zu erbringende Leistungen
- EinschrÀnkungen und Annahmen
Wenn Sie noch nie eine ErklÀrung zum Projektumfang erstellt haben, finden Sie online viele Beispiele und Vorlagen.
Diese ErklĂ€rung ist sehr wichtig, weil sie in die Dokumentation und Informationen einflieĂt, auf die Teams fĂŒr ein effektives und umfassendes Projektmanagement zurĂŒckgreifen.