プロジェクトマネージメントにおける時間管理とは何でしょうか？

プロジェクトマネージメントにおける時間管理とは何でしょうか？

時間管理とは、プロジェクトのタスクやアクティビティに費やす時間と進捗度の管理です。プロジェクトマネージメントにおけるすぐれた時間管理には、プロジェクトのすべてのアクティビティのプラニング、スケジューリング、監視および管理が必要です。プロジェクトマネージメント協会によると、時間管理はプロジェクトマネージメントにおける6つの主要機能の1つです。プロジェクトの時間管理は、時間管理に使用するツールやテクニックを意味することもあります。 

時間管理はプロジェクトマネージメントにとってなぜ重要なのでしょうか？

プロジェクトには当然、正式な期限があります。この期限を守るためにプロジェクトにはスケジュールが必要です。すべてのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトがスケジュール通りに実行するよう自身の時間とチームの時間を管理しなければなりません。ここでご自宅の浴室を改装すると想像してみてください。時間がある時に手を付けるつもりで、特に期限を設定したりスケジュールを立てたりはしないでしょう。また改装に時間を割くために他の予定を断ったりもしません。その後どうなるでしょうか？この状態が続けば何年経ってもプロジェクトは終了しないでしょう。

改装を遅らせる理由が常に生じ、以下のような問題が発生するかもしれません。

• 忙しくて時間が取れないと感じ、「やることリスト」の一番後ろに押しやってしまう
• タイルの注文が遅れたため、その入荷を待たなければならない
• 配管工事業者が見つからず、配達されたシンクや便器を取り付けることができない
• 検査は何か月も前に予約しなければいけないことが後でわかった
• 他にも多数あります

以上のようなアクシデントを避けるためにも、時間管理は大変重要なのです。時間管理なしにはプロジェクトが予定通り完了することはなく、全く完了しない可能性もあります。

プロジェクトの時間管理における7つの主なプロセス

1. スケジュールマネージメントを計画する。多くのリソースでは時間管理について話をする際にこれに言及していませんが、他のステップを完了する前にまずスケジュールをどのように管理するかを計画しなければなりません。以下の質問への回答も必要です。
2. どのソフトやツールを使用するか？
3. 誰がソフトを使用するか？
4. スケジュールはどの程度の頻度でレビューするか？
5. 全員がスケジュール通りに作業を進めていることをどのように確認するか？
6. アクティビティを定義する。時間管理プランを作成したら、プロジェクトのすべてのアクティビティを識別し、定義します。プロジェクトのアクティビティおよびタスクの定義には、作業分解構成図（WBS）も使用できます。また主なマイルストーンも特定します。
7. アクティビティの順序付け。完了すべきタスクが明確になったら、ネットワークダイアグラムを使って適切に順序付けをします。
8. リソースの推定。プロジェクトマネージメントにおいて「リソース」という言葉はほとんどの場合「人」を意味しますが、各タスクに必要なツールやマテリアル、システム、予算およびその他のリソースを特定することも必要です。
9. 期間の推定。完了すべきタスクと達成すべき内容が明確になれば、各アクティビティに必要な時間を推定しなければなりません。プロジェクトマネージャーはPERT（プログラム・エバリューション・アンド・レビュー・テクニック）を使って期限を決める場合もあり、未知の要因が多数ある場合は特に有効な手法です。
10. プロジェクトスケジュールの開発。アクティビティ、期間、開始日と完了日、順序付け、依存関係をスケジューリングソフトウェアに入力します。
11. スケジュールの管理。スケジュールの構築後はその監視および管理が必要です。進捗状況は定期的にレビューおよび更新し、完了した作業と従来のプランを比較して遅れが出ている領域を特定します。チームと共に進捗状況のレビューを実施した後に頻繁にステータスミーティングを開いて話し合うか、または出来高を使って分散分析を行うこともできます。