Le note di riunioni sono difficili da condividere e trovare
Conserva le note delle riunioni in Wrike, la tua unica fonte di informazioni. Le note vengono salvate sul cloud e possono essere taggate in qualsiasi cartella desideri, rendendole facilmente ricercabili e condivisibili.
Nessun elemento di azione o follow-up
Crea attività e sottoattività per ogni elemento di azione e assegnale ai membri del team il più presto possibile. Usa le @menzioni per coinvolgere le persone nella conversazione e per promuovere un senso di responsabilità.
Le parti interessate si perdono riunioni importanti
Assegna riunioni come attività a tutto il personale necessario con largo anticipo. Fai in modo che i verbali delle riunioni siano accurati e assegna attività a tutte le persone coinvolte. Se utilizzi Google Calendar, inserisci l'attività in tutti i calendari condivisi.
Come creare un modello di note pratiche sulle riunioni con Wrike:
La guida ti mostrerà come:
- Preparare l'ordine del giorno di una riunione
- Registrare tutte le informazioni importanti per la riunione
- Condividere le note della riunione
- Assicurarti che gli elementi d'azione vengano seguiti
Creare le tue riunioni e l'ordine del giorno
Comincia creando una cartella principale in Wrike chiamata "Verbali delle riunioni". In tale cartella principale, crea un'attività per ogni riunione. Nomina ciascuna attività con il nome della riunione e la data. Il campo dell'attività destinato alla descrizione sarà dove strutturerai l'ordine del giorno. Comincia scrivendo:
- Il nome della riunione
- La data
- L'ubicazione
- Tutti gli invitati e/o assistenti
Assicurati di taggare le note della riunione in qualsiasi cartella del progetto a cui si riferisce la riunione per rendere più semplice l'accesso e il contesto.
Creazione dell'ordine del giorno
Qual è lo scopo della riunione? Sii specifico. Crea un nuovo titolo per l'ordine del giorno della riunione. Crea un elenco con tutti gli obiettivi e i punti principali di cui parlare. Fai clic sulla descrizione dell'attività per aprire gli strumenti di formattazione. Fai clic sull'icona dell'elenco delle attività per creare una casella di verifica vicino a ciascun elemento dell'ordine del giorno. Durante la riunione, contrassegna ogni elemento per assicurarti che sia stato trattato correttamente.
Registrazione dei verbali della riunione
Crea un nuovo titolo per i verbali della riunione. Dividilo in quattro sezioni:
- Argomenti di discussione
Riassumi qui tutti i punti importanti di cui parlare. Elenca tutte le opportunità, problemi o preoccupazioni. - Informazioni principali
Quali sono stati i principali punti di vista? Sono state prese decisioni importanti? Registra qui tutti i dettagli. - Elementi d'azione
Cosa deve essere fatto ora? Chi ne è responsabile? Identifica i prossimi passi, chi li sta realizzando e quando devono essere completati. Al termine della riunione, utilizza questa sezione per creare e assegnare attività a membri del team specifici. - Follow-up
Scrivi qui la data o la milestone della prossima riunione. È importante stabilire un'ora per la nuova riunione, in modo da assicurarne l'avanzamento e il monitoraggio.
Filtra le riunioni per campi personalizzati specifici
Per tenere traccia delle tag specifiche relative alle riunioni, come l'ubicazione, il presidente e altre informazioni, puoi utilizzare i campi personalizzati.
Quando i dati vengono inseriti in un campo personalizzato, sono visibili nella vista tabella, nella vista attività e nei pannelli informativi della cartella e del progetto. Utilizza le impostazioni di condivisione per tenere privati i dati del campo personalizzato, oppure condividi i campi con i colleghi del team in modo che tutti possano visualizzare la stessa pagina.
Per creare un campo personalizzato
- Seleziona una cartella o un progetto dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
- Passa alla vista tabella.
- Fai clic sul segno + che compare a destra della tabella.
- Inserisci un nome per il nuovo campo e premi Invio sulla tastiera.
- Specifica le proprietà del campo nella finestra popup che compare. Hai la possibilità di:
- Modificare il nome del campo
- Scegliere il tipo di campo
- Selezionare dove applicare i campi personalizzati
- Designare con chi si deve condividere il campo
6. Fai clic su Salva.
Dopo aver creato i tuoi campi personalizzati, visualizza il file delle riunioni utilizzando la vista tabella per vedere tutti i dettagli in un normale foglio di calcolo.
Trasforma gli oggetti azione in attività
- Utilizzando gli elementi di azione nelle note della riunione, creare nuove attività nei progetti pertinenti e assegnarle ai membri del team con le date di scadenza.
- Includere il permalink dell'attività delle note sulla riunione per il contesto.
- Nell'attività delle note sulla riunione, i membri del team di @mention hanno assegnato le attività con il collegamento alle attività. Ciò fornisce chiarezza e visibilità a tutti i soggetti coinvolti e promuove la responsabilità nei confronti dell'assegnatario.
