Planification des ressources

Planification de la capacité

Les chefs de projet des services professionnels réussissent lorsqu'ils sont en mesure de voir loin et de planifier avec une bonne « vue d'ensemble ». Dans le secteur des services professionnels, la planification de la capacité désigne la façon dont les entreprises s'assurent de disposer des bonnes ressources pour pouvoir répondre à la demande future des clients.

La planification de la capacité aide également les sociétés à comprendre et à se préparer aux futurs coûts d'exploitation en se projetant au-delà des niveaux actuels de ressources.

Qu'est-ce que la planification de la capacité ?

La planification de la capacité désigne la manière dont les chefs de projet et les gestionnaires de ressources évaluent et répondent aux besoins futurs de leur entreprise. Cela suppose d'adopter une approche stratégique et globale prenant en compte des éléments tels que les besoins futurs, l'historique des données, les tendances, les changements saisonniers, ou parfois même les situations atypiques. De telles informations aident les chefs de projet et les gestionnaires de ressources à fonder leurs décisions sur des données exploitables.

La planification de la capacité porte spécifiquement sur les effectifs : elle permet en effet de s'assurer que suffisamment d'employés aux compétences appropriées sont disponibles pour travailler sur tel ou tel projet ou initiative.

Si, par exemple, une entreprise envisage de refaire son site Web ces six prochains mois, elle devra charger un gestionnaire de ressources de veiller à ce qu'il y ait suffisamment de rédacteurs, concepteurs et programmeurs disponibles pour que le projet puisse être fini dans les temps.

Faudra-t-il recruter davantage de personnel ? Certaines compétences font-elles défaut ? Les employés devront-ils faire des heures en plus ou assumer une charge de travail supplémentaire ? Des travailleurs indépendants et autres prestataires externes devront-ils être recrutés ? La planification de la capacité est un véritable exercice d'équilibriste. Il peut donc être tout à fait utile d'examiner les ressources ayant déjà été utilisées lors de projets similaires. L'historique des données donnera probablement déjà une petite idée des délais, du nombre d'employés requis et des coûts.

Les entreprises fixent rarement (voire jamais) leur budget « à la volée ». La planification de la capacité les aide à mieux prévoir les coûts d'exploitation, des mois, et parfois même des années à l'avance.

Les défis de la planification de la capacité

Vous rencontrerez éventuellement certains défis et difficultés lors de la planification de la capacité.

Par exemple, les changements d'orientation peuvent rendre les décisions sur le projet et les ressources difficiles à prendre. Un chef de projet pourra vouloir adopter une approche ambitieuse en assumant l'intégralité du portefeuille de projets, tandis qu'un autre voudra peut-être se montrer plus prudent. Si les responsables ne sont pas au clair, la planification de la capacité peut vite devenir délicate.

De plus, un manque de visibilité sur la charge de travail des employés peut entraver l'efficacité de la planification de la capacité. En naviguant à vue, il devient difficile de savoir quelles ressources sont disponibles pour tel ou tel projet, quelles ressources sont sur ou sous-exploitées et quelles ressources font tout simplement défaut.

Conseils pour la planification de la capacité

Pour que le processus de planification de la capacité soit efficace, il convient de suivre les étapes suivantes. 

• Analyser la demande et les besoins en capacitéEn se basant sur les données, un gestionnaire de ressources peut prévoir qu'une période de l'année ou un certain type de projet requerra plus de ressources ou une charge de travail accrue. Il s'agit là d'informations importantes !
• Évaluer la capacité actuelle et envisagée Faudra-t-il plus d'effectifs ou les membres de votre équipe sont-ils disposés à accepter plus de tâches ? Certaines compétences nécessaires à la réalisation des projets à venir font-elles défaut au sein de votre équipe ?
• Aligner la capacité sur la demande et les futurs objectifs commerciaux En règle générale, les gestionnaires de projets et de ressources parviennent globalement à anticiper les choses et sont en mesure de savoir qui est disponible pour quoi et quelles ressources humaines et matérielles doivent être affectées en vue d'atteindre les objectifs clés.

Les solutions logicielles offrant une visibilité sur la charge de travail de chacun permettent de planifier plus efficacement la capacité. La vue Charge de travail de Wrike permet aux gestionnaires de ressources de vérifier la disponibilité des différents membres de l'équipe sur le court et le long terme, ce qui est très utile pour les équipes travaillant simultanément sur plusieurs projets.

Why is resource planning important?

Even before a project moves into the execution phase, it is important for project or resource managers to look ahead at what will be needed throughout the project’s life cycle. Based on the length and nature of a particular initiative, a project manager should have a good idea of who and what is required to accomplish critical tasks that will ultimately result in project completion. 

Resource planning is more effective when project managers have visibility into workloads and can forecast demand, review historical project data, and utilize team members based on skills, location, performance, and availability. Much of this can be accomplished with project management solutions such as Wrike.

Taking care not to overutilize resources in a project setting is one way to prevent productivity killers such as employee burnout. According to the Mayo Clinic, employee burnout can occur when a worker is experiencing stress in the workplace, work-life imbalance, or a lack of control over their workload. Business Insider notes that 40-50% of American workers experience burnout, meaning it is more critical than ever to have an effective resource planning process in place.  

Resource planning for professional services keeps projects running smoothly and sets the stage for on-time and on-budget project delivery. It also helps firms understand their ability to take on new work based on the future capacity of their workforce — otherwise known as capacity planning. 

Effective resource planning and allocation can be the difference between project failure and success.

What is a resource plan?

A resource plan is a guiding document that a manager uses to effectively identify, allocate, and monitor a project’s resources. It contains detailed information on all the available resources and how they will be used and managed. Think of it as a roadmap that can be consulted throughout a project to ensure it is on the right track. 

Typical components of a resource plan include:

• Resource list
• Team roles
• Resource location and contact information
• Equipment/material costs
• Vendor/freelancer contracts
• Overall budget
• Milestones and due dates
• Performance metrics
• Issue log

Resource plans are an essential document for any resource manager, so it’s vital to ensure they are accurate and do not omit any crucial details.

How to make a resource plan

There are four simple steps to creating a resource plan:

1. Make a list

List all the available resources for your project. This includes your finances, equipment and other materials, team members, and external contributors (e.g., freelancers). Add all the relevant information, including contact details and where your resources are located. Your list should be as detailed as possible, so you don’t have to waste time looking for information when you need it.

2. Schedule a meeting

Before you assign project roles and responsibilities, it’s a good idea to bring your team members together to discuss their personal abilities and capacity. Issues can crop up if a resource manager assigns a task to someone who does not have the required training or bandwidth to complete it. This is also an ideal opportunity for individuals to pair up with a similarly skilled colleague to split a task.

3. Add a calendar

Now you know who will be working on what tasks, you can create a resource calendar to monitor specified working hours, company holidays, and planned time off. Align this with key project milestones to ensure nothing gets missed. Your calendar should also track the timeframe of resource consumption — for example, a new shipment of project materials might last two weeks. 

4. Create a budget

Controlling costs is an integral part of resource planning. A detailed project budget will help you keep track of spending and ensure you don’t run out of resources before your project is completed. Match your resource costs to your available funds, adding a buffer for unexpected costs. If your team previously worked on a similar project, you can use this data to make your current budget. 

Once your resource plan is in place, you should consult it regularly as part of the monitoring process.

Resource planning tools

There are many different tools and features that can help with resource planning. It’s advisable to opt for a software solution that includes the following features:

• Templates: Save time with ready-made templates for each aspect of your resource planning and allocation. Complement your resource plan with a product roadmap, view team workloads at a glance with Kanban boards, and keep stakeholders in the loop with a solid communication plan.
• Calendars: As mentioned, calendars are an integral tool for resource planning. With shared calendars, you can keep track of multiple team schedules, spot potential bottlenecks early, and readjust deadlines if necessary.
• Time tracking: Encourage your teams to use a time tracker so you can quickly assess how long each task takes and allot resources accordingly. When you track time, you build up a valuable bank of data to use for future resource planning, improving your accuracy with each project.
• Reports: Monitor your resources on a daily or weekly basis with automated reporting tools. Regular insights will help you analyze your team’s performance, balance workloads, track billable hours, and stay within budget.

Choosing an all-in-one software platform such as Wrike means you can consolidate the above tools in one place, increasing efficiency and simplifying the resource planning process.