Qué es la gestión del tiempo en gestión de proyectos

Qué es la gestión del tiempo en gestión de proyectos

La gestión del tiempo es la gestión del tiempo dedicado y el progreso realizado en las tareas y actividades del proyecto. Una excelente gestión del tiempo en gestión de proyectos requiere la planificación, la programación, la supervisión y el control de todas las actividades del proyecto. La gestión del tiempo es una de las seis funciones principales de la gestión de proyectos, según el Project Management Institute. Cuando algunas personas se refieren a la gestión del tiempo del proyecto, también se refieren a las herramientas y técnicas utilizadas para gestionar el tiempo. 

¿Por qué es importante la gestión del tiempo en la gestión de proyectos?

Un proyecto, por definición, tiene una fecha de finalización oficial. Para cumplir esa fecha, todos los proyectos necesitan un cronograma. Y todos los gestores de proyectos deben gestionar su propio tiempo y el tiempo del equipo para asegurarse de que se cumpla el cronograma. Imagina que decides renovar el baño de tu casa. Calculas que lo harás en tu tiempo libre, por lo que no te pones una fecha de finalización ni creas un cronograma para el proyecto. Tampoco haces nada para asegurarte de tener tiempo periódicamente para trabajar en la renovación. ¿Qué sucede? Si eres como la mayoría de las personas, la respuesta es que pasan los años y tu «proyecto» nunca se termina.

Es probable que te enfrentes a retrasos constantes y es posible que te encuentres con los siguientes problemas:

• Te sentías demasiado ocupado para trabajar en ello, así que lo pusiste al final de tu lista de tareas pendientes.
• No pediste los azulejos nuevos a tiempo y tuviste que esperar a que llegaran.
• No encontraste a un fontanero que instalara el lavabo o el inodoro cuando llegaron.
• Descubriste demasiado tarde que las inspecciones deben reservarse con meses de antelación.
• Y así sucesivamente.

Por eso la gestión del tiempo es tan esencial. Sin ella, los proyectos no se terminarán a tiempo y es posible que no lleguen a terminarse si quiera.

Los siete procesos principales en la gestión del tiempo de un proyecto

1. Planificar la gestión del cronograma: muchos recursos no mencionan este proceso cuando se habla de la gestión del tiempo. Pero, para que puedas completar los otros pasos, debes planificar cómo gestionarás el cronograma.Algunas preguntas que debes responder son:
2. ¿Qué software o herramienta utilizarás?
3. ¿Quién será responsable del uso del software?
4. ¿Con qué frecuencia se revisará el cronograma?
5. ¿Qué controles se implementarán para garantizar que todos cumplan con el cronograma?
6. Definir actividades: una vez que tengas tu plan de gestión del tiempo, puedes empezar a identificar y definir todas las actividades de tu proyecto. A menudo se utiliza una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) para ayudar a definir actividades y tareas dentro de un proyecto. También deben determinarse hitos importantes.
7. Secuenciar las actividades: ahora que sabes todas las tareas que se han de realizar, puedes empezar a secuenciarlas en el orden correcto con un diagrama de red.
8. Calcular recursos: en gestión de proyectos, el término «recursos» a menudo se refiere a personas. Sin embargo, también debes identificar qué herramientas, materiales, sistemas, presupuesto y otros recursos necesitarás para llevar a cabo cada tarea.
9. Calcular duraciones: una vez que sepas qué tareas han de realizarse y qué necesitas para completarlas, es hora de calcular cuánto tiempo llevará realizar cada actividad. Algunos gestores de proyectos utilizan PERT (técnica de revisión de la evaluación del programa) para calcular las duraciones, especialmente si hay muchos factores desconocidos en juego.
10. Desarrollar el cronograma del proyecto: esto se puede hacer introduciendo las actividades, duraciones, fechas de inicio y finalización, secuenciación y relaciones en un software de programación.
11. Controlar el cronograma: una vez que se crea el cronograma, es necesario supervisarlo y controlarlo. El progreso debe revisarse y actualizarse periódicamente para que puedas comparar tu trabajo real completado con el plan. Esto te permite ver si hay áreas en las que te estás retrasando. Un método para ello es realizar revisiones del progreso con el equipo y realizar reuniones frecuentes de informes de estado. Otro es usar el valor ganado para hacer un análisis de variaciones.

Lectura adicional:

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