Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos

Una excelente comunicación es un componente crítico del éxito de un proyecto. De hecho, según el Project Management Institute (PMI), la mayoría de los fracasos de los proyectos se debe a problemas de comunicación. La gestión de la comunicación de los proyectos garantiza que eso no suceda. Consta de tres procesos que ayudan a garantizar que las personas adecuadas envíen, reciban y entiendan los mensajes correctos. La gestión de la comunicación de los proyectos es una de las diez áreas de conocimiento clave en el PMBOK (Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos). Los procesos incluidos en esta área han cambiado a lo largo de los años, pero en la versión actual, hay tres procesos principales de gestión de la comunicación de los proyectos.

Son:

Planificar la gestión de las comunicaciones
Gestionar las comunicaciones
Supervisar las comunicaciones

Planificar la gestión de las comunicaciones del proyecto

El primer paso es planificar cómo gestionarás las comunicaciones en tu proyecto y entre todas las partes interesadas. Esto se hace creando un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.

Es importante asegurarse de que se aborden todos estos factores en el plan:

Público: es una lista de todas las partes interesadas que se ven afectadas por el proyecto. Debe incluir a los miembros del equipo, patrocinadores, clientes y otras partes interesadas. Ten en cuenta a cualquier persona afectada por el proyecto o que influya en su éxito.
Objetivo: ¿cuál será la finalidad de las comunicaciones? Puedes utilizar algunas comunicaciones para la difusión, como un informe de estado, y otras que requieren acción, como solicitar a un patrocinador que autorice los gastos o a un cliente que apruebe las pruebas del proyecto.
Mensaje: ¿cuál será el mensaje para cada tipo de comunicación? Este es el contenido real que se compartirá. Los componentes clave que se comunicarán incluyen alcance, cronograma, presupuesto, objetivos, riesgos y entregas.
Canal: cómo se entregará el mensaje. ¿Será un informe formal enviado por correo electrónico? ¿Un informe verbal informal durante una reunión de equipo?

Tu plan de comunicación debe ser lo suficientemente detallado como para establecer exactamente lo que se enviará, a quién, cómo, cuándo y quién es responsable.

Es importante involucrar a las partes interesadas en la creación de este plan. Debes comprender sus preferencias y expectativas de comunicación. Si te comunicas en exceso, es posible que dejen de prestar atención. Pero, si te pasas por defecto, puedes provocar malentendidos y problemas.

Gestionar las comunicaciones del proyecto

Una vez que se ha creado y aprobado el plan, es responsabilidad del gestor de proyectos asegurarse de que se gestione. Esto significa que el plan debe revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio en el proyecto o sus partes interesadas. El gestor de proyectos también debe gestionar la ejecución del plan de gestión de las comunicaciones.

Incluye:

Recopilación y análisis de datos.
Redacción de mensajes para la comunicación.
Transmisión o distribución de comunicaciones.
Almacenamiento de informes, archivos o documentos de comunicación.
Recuperación de cualquier comunicación almacenada.
Eliminación de comunicaciones antiguas al cierre del proyecto o en una fecha determinada.

Supervisar las comunicaciones del proyecto

Este proceso solía llamarse «control de las comunicaciones», pero se actualizó en la sexta edición del PMBOK. A pesar del cambio de título, el proceso es el mismo. Implica supervisar y controlar las comunicaciones del proyecto durante todo su ciclo de vida.

Esto puede incluir:

La confirmación de que las comunicaciones salieron según lo previsto.
La confirmación de que las recibieron las partes interesadas adecuadas.
La confirmación de que se entendieron los mensajes.
La confirmación de cualquier comentario relevante que se proporcionó a los miembros apropiados del proyecto.

El tipo real de seguimiento, incluidos el método y la frecuencia, debe formar parte del plan de gestión de la comunicación.

Cómo tener éxito en la gestión de la comunicación de los proyectos

Los gestores de proyectos exitosos utilizan métodos de comunicación formales e informales a través de varios canales. Esto ayuda a aumentar las posibilidades de que se reciban las comunicaciones. Usar un lenguaje sencillo, ceñirse a los temas relevantes y redactar mensajes concisos aumentará tus posibilidades de que se entiendan tus comunicaciones.

Las siguientes habilidades de comunicación también pueden aumentar las posibilidades de éxito de un gestor de proyectos:

Fuertes habilidades de escucha activa
Habilidades de escritura competentes
Excelente habilidad para hablar
Hacer preguntas y sondear para obtener más información
Establecer y gestionar expectativas
Motivar a las personas para que se comprometan y se mantengan comprometidas
Habilidades de resolución de conflictos
La capacidad de resumir y recapitular lo que has escuchado

Lectura adicional:

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Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos