Was sind Beschränkungen im Projektmanagement?

Was sind Beschränkungen im Projektmanagement?

Bei jedem Projekt gibt es Einschränkungen und Risiken, die man berücksichtigen und einplanen muss, um den Gesamterfolg nicht zu gefährden. Die drei Hauptbeschränkungen, die ein Projektmanager kennen sollte, sind Zeit, Umfang und Kosten; sie werden oft als Projektmanagementdreieck, Magisches Dreieck oder „Triple Constraints“ bezeichnet. Jeder dieser Faktoren ist mit den beiden anderen verknüpft. Wenn Sie also den Umfang Ihres Projekts erweitern, brauchen Sie vermutlich auch mehr Zeit und Geld. Genauso dürfte eine Verkürzung der Projektlaufzeit Geld einsparen, aber auch den möglichen Umfang reduzieren.

Die drei Beschränkungen im Projektmanagement

1. Zeit: Dieser Faktor bezieht sich auf den Zeitplan zur Fertigstellung des Projekts, einschließlich der Termine für die einzelnen Projektphasen sowie des Datums, an dem der endgültige Liefergegenstand bereitstehen muss.
2. Umfang: Dies beschreibt die spezifischen Ziele, Liefergegenstände, Merkmale und Funktionen eines Projekts sowie die erforderlichen Aufgaben.
3. Kosten: Dieser Faktor umfasst alle finanziellen Ressourcen, die zur termingerechten Fertigstellung des Projekts im geplanten Umfang erforderlich sind, auch oft als Budget bezeichnet. Denken Sie daran, dass dies nicht nur Geld für Materialien bedeutet – auch Kosten für Arbeitskräfte, Lieferanten, Qualitätskontrolle und andere Faktoren müssen berücksichtigt werden.

Zeit

Eine gute Zeitplanung ist wesentlich. Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) beinhaltet das effektive Zeitmanagement die folgenden Schritte:

1. Planung: Dabei wird definiert, welche Hauptziele das Projektteam verfolgt, wie das Team diese Ziele erreichen wird und welche Ausrüstung und/oder Schritte dazu erforderlich sind.
2. Zeitplanung: Das Projektmanagementteam muss einen realistischen Zeitrahmen für den Abschluss jeder Projektphase ausarbeiten.
3. Überwachung und Steuerung: Dieser Schritt beginnt nach dem Projektstart. Das Projektteam muss vorherige Phasen des Projekts analysieren, etwaige Trends und Auswirkungen auf nachfolgende Pläne festhalten und diese Erkenntnisse an alle relevanten Stakeholder weiterleiten.
4. Kontrolle: Dies bedeutet, dass das Team die Ergebnisse einer Projektphase auswertet und dann entsprechend fortfährt. Läuft z. B. alles gut, muss das Team analysieren, welche Faktoren zu diesem positiven Verlauf beigetragen haben, damit sie sich fortsetzen und replizieren lassen. Gab es Probleme, muss das Team die Ursachen ermitteln und im weiteren Verlauf korrigieren.

Ein Gantt-Diagramm kann helfen, die Zeitleiste des Projekts und die Einhaltung der Beschränkungen zu veranschaulichen.

Umfang

Der Projektumfang wird zu Beginn festgelegt und sollte allen Stakeholdern gegenüber regelmäßig klargestellt werden. So verhindern Sie „Scope Creep“, d. h. die schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Folgende Maßnahmen können Ihnen helfen, die Kontrolle über den Projektumfang zu bewahren:

• Dokumentieren Sie den kompletten Projektumfang inklusive aller Anforderungen zu Beginn des Projekts.
• Etablieren Sie einen Change-Management-Prozess. Wenn jemand eine Änderung vorschlägt, haben Sie so ein klares System für die Prüfung, Genehmigung/Ablehnung und ggf. Umsetzung solcher Vorschläge.
• Informieren Sie Stakeholder klar und regelmäßig über den Umfang.

Kosten

Das Budget eines Projekts beinhaltet sowohl feste als auch variable Kosten, darunter Material, Genehmigungen, Lohnkosten und die Kosten aus der Arbeit der Teammitglieder an dem Projekt. Es gibt verschiedene Ansätze, um diese Kosten zu prognostizieren:

• Historische Daten: Sie sehen sich an, was ähnliche Projekte in letzter Zeit gekostet haben.
• Ressourcen: Sie schätzen die Preise für Güter und Löhne.
• Parametrisch: Sie vergleichen historische Daten mit aktuellen, relevanten Variablen.
• Angebote: Sie ermitteln den Durchschnitt aus mehreren verlässlichen Angeboten von Lieferanten.

Eine wirksame Kostenkontrolle ist ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts.

Zur weiteren Lektüre:

• Wie 5 PM-Experten einen zuverlässigen Projektmanagement-Plan erstellen