Was ist Kostenschätzung im Projektmanagement?

Ein Projekt steht und fällt mit seinem Budget. Ohne Material und Personal geht schließlich gar nichts, und das kostet Geld. In unserer aktuellen wirtschaftlichen Realität stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, die Kosten für dieses Material und Personal zu senken, gleichzeitig aber Qualität und Umfang zu bewahren – oder sogar zu steigern. Wie erstellen Sie also ein Budget, das Ihr Projekt ans Ziel bringt und die Kosten möglichst niedrig hält? Hier kommt die Kostenschätzung ins Spiel.

Kostenschätzung im Projektmanagement bedeutet, die zur Fertigstellung des Projekts in seinem geplanten Umfang erforderlichen Finanzmittel und anderen Ressourcen zu prognostizieren. Sie erfassen dabei alle Elemente eines Projekts – von Material- bis zu Personalkosten – und berechnen die Gesamtsumme, die dann das Projektbudget ergibt. Eine erste Kostenschätzung kann darüber entscheiden, ob das Unternehmen ein Projekt bewilligt und, wenn ja, welchen Umfang es hat. Fällt die Kostenschätzung zu hoch aus, entscheidet das Unternehmen möglicherweise, den Umfang gemäß der verfügbaren Mittel zu reduzieren. (Außerdem müssen Sie beginnen, die Finanzierung des Projekt zu arrangieren.) Nach dem Projektstart hilft die Kostenschätzung, alle mit dem Projekt verbundenen Kosten zu managen, um die Budgetvorgaben einzuhalten.

Elemente der Kostenschätzung im Projektmanagement

Im Rahmen der Kostenschätzung werden vorrangig zwei Arten von Kosten betrachtet:

Direkte Kosten: Diese sind jeweils mit einem spezifischen Bereich verbunden, wie einer Abteilung oder dem Projekt selbst. Beispiele für direkte Kosten sind feste Personal-, Material- und Anlagenkosten.
Indirekte Kosten: Dies sind Kosten, die dem Unternehmen insgesamt entstehen, wie Versorgungsleistungen und Qualitätskontrolle.

Innerhalb dieser beiden Kategorien gibt es einige typische Elemente, die in eine Kostenschätzung einfließen, darunter:

Personal: Die Kosten für die Teammitglieder, die an dem Projekt arbeiten (sowohl Gehälter als auch Zeit).
Material und Anlagen: Die Kosten der erforderlichen Betriebsmittel für das Projekt, von Werkzeugen über Software bis zu amtlichen Genehmigungen.
Einrichtungen: Die Kosten für die Nutzung von Arbeitsräumen, die nicht dem Unternehmen gehören.
Lieferanten: Die Kosten für die Anstellung externer Anbieter oder Auftragnehmer.
Risiko: Die Kosten für eventuell umgesetzte Notfallpläne zur Reduzierung von Risiken.