Was ist eine Baseline im Projektmanagement (Projekt-Baseline)?

Was ist eine Baseline im Projektmanagement (Projekt-Baseline)?

Eine Baseline im Projektmanagement ist ein klar definierter Ausgangspunkt für Ihren Projektplan – ein fester Bezugspunkt, an dem Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres Projekts im Laufe der Zeit messen können.

Nehmen wir z. B. an, Ihr Projekt wird voraussichtlich in sechs Wochen abgeschlossen sein. Ist das gut oder schlecht? Wenn Ihre Baseline einen Vier-Wochen-Zeitrahmen vorsieht, wissen Sie, dass es ein Problem gibt und Ihr Team die Arbeit irgendwie beschleunigen muss.

Eine Projekt-Baseline besteht normalerweise aus drei Komponenten: Zeitplan, Kosten und Umfang. Oft werden diese drei Komponenten getrennt gesteuert, kontrolliert und dokumentiert, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Sind Sie dagegen komplett in einer Baseline integriert, bezeichnet man dies auch als Performance Measurement Baseline (PMB).

Anhand einer PMB können Sie ganz einfach verfolgen und steuern, wie sich eine Veränderung bei einer Komponente auf die anderen auswirkt. Integrierte Baselines zeigen beispielsweise schnell auf, wie ein Terminverzug die Projektkosten erhöht. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über die notwendigen Instrumente und Prozesse, um diese drei Baselines vollständig zu integrieren.

Die Baseline eines Projekts sollte dokumentiert und kontrolliert werden. Änderungen sollten nur nach einem offiziellen Änderungskontrollverfahren möglich sein (wie etwa einem Änderungsanfrage-Formular) und einem dokumentierten Genehmigungsprozess folgen. Wird eine Baseline zu oft abgewandelt, lässt sich der Fortschritt nicht mehr wirklich daran ablesen. Sie könnte sogar ganz bedeutungslos werden.

Wenn sich Ihr Projekt erheblich ändert, können Sie eine neue, aktualisierte Baseline definieren, an der Sie anschließend den Fortschritt messen. In diesem Fall empfiehlt es sich, zunächst die alte Baseline zu speichern. Anschließend erstellen Sie dann einen neuen Plan mit neuer Baseline. Auf diese Weise gehen Ihre historischen Daten nicht verloren.

Das Project Management Institute (PMI) beschreibt die Baseline als Prüfstein eines Projekts . Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, dass alle Stakeholder die Projekt-Baseline verstehen und unterstützen. Zudem ist das Fehlen einer klaren Baseline einer der sieben Gründe für das Scheitern von Projekten.

Drei praktische Vorteile einer Projekt-Baseline

1. Eine genehmigte Projekt-Baseline bietet drei klare Vorteile: Bessere Schätzungen. Die Möglichkeit, Ist-Kosten, -Zeitplan oder -Umfang mit einer Baseline zu vergleichen, gibt Aufschluss über erfolgreiche und weniger erfolgreiche Aspekte eines Projekts. Anhand dieser Kenntnisse lassen sich zukünftige Projektpläne oder Schätzungen verbessern.
2. Bessere Leistungsbeurteilungen. Wie bereits erwähnt, dient eine Baseline als Messlatte für den Fortschritt eines Projekts. Ohne Baseline ließe sich die Projektleistung nur schwer einschätzen.
3. Berechnung des Earned Value. Earned Value (EV, auch „Fertigstellungswert“) hilft Ihnen, die tatsächliche Leistung mit dem Plan zu vergleichen. Diese Kennzahl ist aber mehr als nur ein einfaches Bewertungsinstrument. Sie können damit auch Projekttrends analysieren und potenzielle zukünftige Probleme prognostizieren. Earned Value wird hier genauer erklärt.

Sechs Probleme, wenn eine Projekt-Baseline fehlt

1. Wenn Sie keine stabile Projekt-Baseline haben, können unter anderem die folgenden sechs Probleme auftreten: Unzureichende Ressourcenausstattung. Ohne klaren Zeitplan wissen Sie auch nicht, wann Sie welche Ressourcen benötigen.
2. Terminverzögerungen (wegen ungünstiger Liefertermine, Materiallieferungen usw.) Wenn Sie nicht genau wissen, wann das Material gebraucht wird, können Sie kaum pünktliche Lieferungen organisieren – ganz besonders für Dinge, die mehrere Wochen oder Monate im Voraus bestellt werden müssen.
3. Probleme beim Qualitätsmanagement. Eine unklare Umfangs-Baseline kann zu Qualitätsmängeln führen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie Lacke brauchen, aber nicht, von welcher Konsistenz und Farbe, dann wird das Ergebnis u. U. nicht den Qualitätserwartungen des Kunden entsprechen.
4. Mangelndes Change Management. Ohne Baselines ist es schwierig, Veränderungen zu verfolgen und zu steuern – Sie haben keinen Bezugswert und wissen nicht wirklich, ob das Ergebnis anders ist als erwartet.
5. Keine zuverlässige Fortschrittsmessung. Ohne Baseline können Sie schwer feststellen, ob Sie im Zeitplan zurückliegen oder nicht, wie schon im Beispiel oben erwähnt.
6. Unzufriedene Kunden und/oder Projektsponsoren. Jedes dieser fünf Probleme kann den Projekterfolg gefährden und Stakeholder enttäuschen, darunter Ihr Kunde und/oder Sponsor.

Zur weiteren Lektüre:

• Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projekt-Zeitpläne (Teil 3 von 5)
• Warum Change-Management echt schwierig ist (und wie Sie es trotzdem hinbekommen)