Professional-Services-Software für Fachdienstleistungen

Mitarbeiterauslastungsraten und PSA-Software

Fachdienstleister möchten Projekte termin- und budgetgerecht abliefern. Dazu benötigen sie Software, die mithilfe von Automatisierungen die Transparenz erhöht, Ineffizienzen abbaut und den Fortschritt von Anfang bis Ende verfolgt. PSA-Software (Professional Services Automation) kann hier hilfreich sein. 

Wichtige Funktionen von PSA-Software sind unter anderem die Zeiterfassung, Projektberichte und Analytik sowie die Ressourcenverwaltung. 

Auch wenn viele Teams noch Tabellen und geteilte Dokumente für die Verfolgung von Fortschritten bei bestimmten Aufgaben verwenden, ist flexible PSA-Software dafür wahrscheinlich die bessere Option. Die manuelle Aktualisierung von Tabellen, der Wechsel zwischen Softwarelösungen und der Aufwand für repetitive Aufgaben kosten nämlich viel Zeit. 

Wozu nutzt man PSA-Software?

Laut dem Legal Trends Report 2018 von Clio beläuft sich die Auslastungsrate von Rechtsanwälten im Durchschnitt auf 30 %. Das heißt, dass sie in einer 40-Stunden-Arbeitswoche 2,4 Stunden pro Tag mit verrechenbarer Arbeit verbringen. Gemäß dem Bericht wenden sie die restliche Zeit für Tätigkeiten wie die „Protokollierung und Zusammenfassung von Zeitangaben“, die „Übertragung von Daten zwischen Softwarelösungen“ und die „Organisation physischer und elektronischer Arbeitsumgebungen“ auf.

Wenn einfache administrative Aufgaben wie die „Zusammenfassung von Zeitangaben“ automatisiert werden, haben Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf die Arbeit für Kunden zu konzentrieren. In Wrikes Benchmark-Bericht zum Arbeitsmanagement für Fachdienstleistungsteams 2019 waren 22 % der Umfrageteilnehmer der Ansicht, dass sie pro Woche 50 % mehr Arbeit leisten könnten, wenn administrative Aufgaben wie die Abrechnung automatisiert wären.

Mit dem Wrike-Tool für die Zeiterfassung können Mitarbeiter angeben, wann sie mit einer Aufgabe beginnen und wann sie sie erledigt haben. Diese Angaben werden dann automatisch an einem zentralisierten Ort zusammengefasst, wodurch zeitaufwendige Schritte wie der ständige Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen und die manuelle Berechnung des Zeitaufwands minimiert werden. Außerdem können Nutzer Zeitprotokolle nicht im Nachhinein ändern, weshalb die Integrität der erfassten Daten gewährleistet ist.

Wenn Unternehmen die verrechenbaren Stunden verfolgen können, erhalten sie auch einen Überblick über die Mitarbeiterauslastung und den Zeitaufwand für verrechenbare Arbeiten im Vergleich zu nicht-verrechenbaren Arbeiten. Mithilfe der gesammelten Daten können sie dann feststellen, ob sie zu viele, zu wenige oder genau die richtige Anzahl von Kundenaufträgen haben.

Die Funktionen für detaillierte Projektberichte und Analytik erleichtern zudem die Berichterstattung gegenüber Kunden. Da Sie direkt in Wrike tiefgehende, datengestützte Berichte erstellen können, müssen Sie weniger lang nach Informationen suchen, die für Kunden wichtig sind.

ERP-Software

ERP-Software (Enterprise Resource Planning) hilft Unternehmen, die vielen beweglichen Teile in ihrem operativen Betrieb zu steuern. Oft benötigen Unternehmen eine End-to-End-Lösung, die ihre finanziellen, operativen und die Ressourcenverwaltung betreffenden Anforderungen erfüllt.

Im Idealfall dient ERP-Software als Lieferkettenmanagement-Tool, CRM-Tool, Buchhaltungs- und Abrechnungs-Tool, Vertriebs-Tool, Ressourcenmanagement-Tool und Business-Intelligence-Tool. So eine umfassende Lösung hat jedoch ihren Preis.

ERP-Software ist häufig so teuer, dass sie für kleinere und wachsende Unternehmen unerschwinglich ist. Laut ERPfocus kann die Implementierung von ERP-Software für kleine, mittlere und große Unternehmen zwischen 7.143 und 8.542 US-Dollar pro Nutzer kosten.

ERP-Software ist aber trotzdem sehr nützlich, weil sie für die wichtigsten Tätigkeiten eines Fachdienstleisters eingesetzt werden kann. Ein Bericht von Softwarepath aus dem Jahr 2019 zeigte, dass 34,4 % der Dienstleistungsanbieter ERP-Software verwendeten, weil sie „eine große Belegschaft managen [müssen], um die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen“.

Was sind die verschiedenen Typen von ERP-Software? 

Bei ERP-Software kann vor allem zwischen On-Premise- und cloudbasierten Lösungen unterschieden werden. Wie der Name schon sagt, befinden sich On-Premise-Lösungen vor Ort (normalerweise in einem Büro oder unter der direkten Kontrolle der internen IT-Abteilung), während cloudbasierte ERP-Software in der Cloud gespeichert ist.

Software Advice legte die unterschiedlichen Preise für die verschiedenen Typen von ERP-Software dar. Während für cloudbasierte ERP-Software für gewöhnlich monatliche Gebühren erhoben werden, fallen für On-Premise-Lösungen normalerweise einmalige Gebühren für eine unbefristete Lizenz an, weshalb die Anschaffungskosten deutlich höher sind. 

Wie bereits erwähnt, können die Kosten von ERP-Software eine signifikante Barriere darstellen. Deshalb kommt ERP-Software vor allem für Unternehmen infrage, die über die nötigen finanziellen Mittel für die Investition in ein leistungsstarkes, aber teures End-to-End-System für das Management von Unternehmensprozessen verfügen. 

Tools für die Ressourcenverwaltung

Für Fachdienstleister ist eine gute Ressourcenverwaltung entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Für die Optimierung der Ressourcenverwaltung ist jedoch ein umfassender transparenter Überblick erforderlich. Tools für die Ressourcenverwaltung liefern eindeutige Informationen über Arbeitsauslastung, Rollen und Aufgaben sowie Verfügbarkeit.

Ohne gute Ressourcenmanagement-Tools sind Tätigkeiten, die effizient und einfach sein könnten, mühsam und zeitaufwendig. Außerdem besteht mehr Spielraum für menschliche Fehler.

Mit welchen Herausforderungen ist die Ressourcenverwaltung verbunden?

Mangelnde Transparenz ist ein großes Problem bei der Ressourcenverwaltung. Wenn nicht klar ist, welche Ressourcen für aktuelle und künftige Projekte zur Verfügung stehen, sind Prozesse wie die Kapazitätsplanung und die Nachfragesteuerung viel schwieriger.

Wenn Ressourcen nicht strategisch und sorgfältig verwaltet werden, kann es zudem passieren, dass Mitarbeiter überlastet sind und ins Burnout getrieben werden.

Die Verwaltung von Ressourcen kann noch komplizierter sein, wenn Aufträge ohne jede Vorwarnung eingehen. In Wrikes Studie zum Zustand von Kreativ-Teams 2018 gaben 35 % der Umfrageteilnehmer an, dass sie mindestens einmal pro Woche Ad-hoc-Anfragen erhalten. 22 % berichteten sogar, dass solche Anfragen mehrmals pro Woche eingehen. Das ist zwar nicht ideal, aber oft unvermeidbar. Eine Herausforderung für Ressourcenmanager besteht darin, die Annahme von Aufträgen effizient zu gestalten.

Wrike bietet Anfrageformulare für einen einfachen Umgang mit abteilungsübergreifenden Anfragen. Dank diesen Formularen gibt es keine vagen mündlichen Vereinbarungen oder E-Mail-Anfragen mehr und es kann mehr Zeit für produktive Tätigkeiten statt für zeitaufwendige Meetings eingesetzt werden.

Wie werden Fachdienstleister von Tools für die Ressourcenverwaltung unterstützt? 

Ein effektives Ressourcenmanagement-Tool räumt die genannten Probleme aus und erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit in den Arbeitsabläufen der Teams. Die Wrike-Tools für die Ressourcenverwaltung ermöglichen Fachdienstleistern Folgendes:

Annahme von mehr Kundenaufträgen durch mühelose Festlegung neuer Prioritäten
Projektmanager können administrative Aufgaben oder Tätigkeiten ohne Bezug zu Kundenaufträgen einfach verschieben und mehr Zeit für verrechenbare Arbeiten einplanen. Verantwortliche werden laufend in Echtzeit über Änderungen informiert, die ihre Arbeitsauslastung betreffen.

Gleichmäßige Arbeitsauslastung und weniger projektfreie Zeiten
Es ist unvermeidbar, dass manche Teammitglieder gelegentlich zu viel zu tun haben und andere zu wenig. Projektmanager können strategisch an die Ressourcenverwaltung herangehen, indem sie überlastete Mitarbeiter entlasten und herausfinden, welche Teammitglieder Kapazität für weitere Aufgaben haben.

Bessere Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein Projekt kann schnell auf die schiefe Bahn geraten, wenn die Verantwortlichen nicht wissen, wie die Rollen und Verantwortlichkeiten verteilt sind. Deshalb kann in Wrike jedes Teammitglied seine Arbeitsauslastung und Fristen aufrufen und seine Aufgaben im Laufe des Projektlebenszyklus aktualisieren.

Erkennung von Fachkräfte- und Ressourcenmangel
Ressourcenmanager befassen sich nicht nur mit den Ressourcen, die derzeit verfügbar sind. Im Rahmen der Kapazitätsplanung evaluieren sie auch, welche Fachkräfte sie für künftige Initiativen benötigen. Wenn Unternehmen nicht wissen, welche Ressourcen ihnen derzeit zur Verfügung stehen, können sie auch nicht effektiv für zukünftige Projekte planen.

Der Projekt- und Portfolioerfolg hängt oft davon ab, ob die richtigen Ressourcen für die richtigen Projekte verfügbar sind. Ein Ressourcenmanagement-Tool kann Unternehmen helfen, strategische Entscheidungen über Projekte, den Personalbedarf und Budgets zu treffen und damit ihr Wachstum zu fördern. 

Wrike für Fachdienstleistungsunternehmen

Zur Bereitstellung von wettbewerbsfähigen und vor allem rentablen Fachdienstleistungen benötigen Dienstleistungsanbieter Lösungen für das Arbeitsmanagement, die ihren Anforderungen gerecht werden. Wrike tut genau das – und mehr.

Was ist Wrike-Software für Fachdienstleistungsunternehmen?

Mit Wrike erhalten Unternehmen eine intuitive und umfassende Softwarelösung, die Funktionen von ERP-, PSA- und CWM-Software miteinander vereint.

Wrike bietet Nutzern Folgendes:

• Erweiterte Analysen
• Projektportfoliomanagement
• Ressourcenverwaltung
• Zeiterfassung
• CRM-Integration
• Vorlagen für die Einführung 
• Quickbooks-Integration 
• Wrike Proof und vieles mehr 

Wenn Sie Ihre Gewinnmargen steigern und die Erwartungen der Kunden erfüllen möchten, benötigen Sie einen guten Überblick über jede Phase des Projektlebenszyklus. Mit einer cloudbasierten Softwarelösung wie Wrike ist dies möglich. Sie bietet Funktionen für die Aufgabenverwaltung, die Ressourcenverwaltung, Business Intelligence, die Zeit- und Kostenerfassung sowie Tools für die Kollaboration – alles in einer Lösung.

Dadurch erhalten Unternehmen einen äußerst klaren Überblick, können strategische, datengestützte Entscheidungen treffen und die Effizienz und Zusammenarbeit ihrer Teams verbessern.

Schnellere Abwicklung von Projekten
Wenn Sie repetitive Aufgaben automatisieren oder mit Vorlagen vereinfachen, können Sie zeitaufwendige und ineffiziente administrative Prozesse minimieren. Nutzer können Projekte dann schneller abwickeln und mit zentralisierten Kommunikationsfunktionen besser und zügiger zusammenarbeiten. Außerdem werden Nutzer immer in Echtzeit auf den neuesten Stand gebracht.  

Auch mit ineffizienten Freigabe-Prozessen wird viel Zeit verschwendet. Immerhin berichten 40 % der Kreativ-Teams, dass Freigaben nicht pünktlich abgeschlossen werden. Wrike Proof optimiert den Freigabe-Prozess, damit Teams besser zusammenarbeiten und schnell auf Feedback reagieren können.

Optimierung der Ressourcenzuweisung
Passen Sie die Arbeitsauslastung von Teams mit anwenderfreundlichen Drag & Drop-Funktionen zur Ressourcenzuweisung einfach an. Verarbeiten Sie Ad-hoc-Anfragen und treffen Sie strategische Entscheidungen über die Ressourcenverwaltung für kurz- und langfristige Initiativen.

Erhöhung der Margen
Optimieren Sie die Ressourcen, damit Ihre Teams sich auf verrechenbare Arbeit statt auf mühselige administrative Aufgaben konzentrieren können. Dank Projektberichten und Analytik können Sie zudem strategischere Entscheidungen für bessere Ergebnisse treffen.

Es ist klar, dass Wrike die beste Wahl ist, wenn Sie eine robuste, anwenderfreundliche und leistbare Projektsoftware benötigen. Mit Wrike können Nutzer nämlich unter anderem einfacher zusammenarbeiten und Prozesse von der Ressourcenverwaltung bis zur Abrechnung vereinfachen.

Erfahren Sie mehr über die flexiblen und intuitiven Wrike-Funktionen für das Arbeitsmanagement, von denen schon 2,3 Millionen Nutzer profitieren.